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Dicas para você arquivar seus documentos

O que guardar e por quanto tempo?

DOCUMENTOS MÉDICOS
Guardar permanentemente. Poderá ser solicitado a qualquer momento pelo médico.
O prazo é de 20 anos para exigir na Justiça a devolução de eventuais pagamento indevidos, como os originados de aumentos abusivos de Planos de Saúde, por exemplo.

DOCUMENTAÇÃO BANCÁRIA
Guardar temporariamente (por um período de 5 anos) - tempo exigido pela Receita Federal, para esclarecer dúvidas em Declaração de Imposto de Renda.
Ex. Extrato bancário, comprovante de investimento

CONDOMÍNIO
Guardar temporariamente (por um período de 5 anos) os recibos de pagamento, juntamente com os recibos de pagamento de aluguel.

MENSALIDADE ESCOLAR
Guardar temporariamente (por um período de 5 anos) todos os recibos de pagamento, para comprovar dedução do imposto de renda.

NOTA FISCAL
Guardar temporariamente durante a vida útil do produto ou enquanto o serviço for prestado, a nota serve para reclamar na empresa fornecedora do produto/serviço  juntamente com o Certificado de Garantia.

PRESTAÇÃO DE IMÓVEIS
Guardar até o final do contrato, eliminar depois que estiver com a posse da escritura definitiva do imóvel.

ESCRITURA DE IMÓVEL
Guardar por todo o período em que houver posse do bem.

CONTAS - ÁGUA, LUZ, GAS E TELEFONE
Guardar temporariamente (pelo período de 1 ano). As concessionárias, em atendimento a legislação federal vigente, deverão encaminhar no início de cada ano, uma fatura com o resumo  de todas aquelas quitadas no ano anterior. Em caso de eventual queixa contra a empresa prestadora de serviços, o consumidor deverá apresentar as últimas 3 contas.

CARTÃO DE CRÉDITO
Guardar o comprovante de compra somente até a chegada da fatura mensal com o devido lançamento da compra.

CONSÓRCIO
Guardar temporariamente (por um período de 6 anos), após o ano do pagamento da última cota e liberação da alienação fiduciária sobre o veículo.

EMPREGADOS
Guardar toda a documentação de empregados domésticos e caseiros para evitar problema com ação trabalhista no futuro.

IPTU
Guardar temporariamente enquanto houver posse do imóvel juntamente com a escritura.

IPVA
Guardar temporariamente juntamente com o Certificado de Propriedade do Veículo. Esta documentação poderá ser requisitada por ocasião de novo licenciamento.

DECLARAÇÃO DE IMPOSTO DE RENDA
Guardar temporariamente (pelo período de 5 anos), juntamente com todos os documentos apresentados para dedução do Imposto de Renda.

Como arquivar?

Arquive seus documentos por assunto de preferência em pastas suspensas, que facilita a sua localização.

Em papelarias, lojas de materiais para escritório e até em supermercado você encontra à venda diversos tipos de kits, de arquivo e etiquetas (com visor).

Utilizando as etiquetas, dê título às pastas de acordo com que está guardando e coloque-as em ordem alfabética.

Dentro das pastas, separe os documentos por ano, utilizando divisórias de cartolina que você mesmo poderá confeccionar.

Dica do Arquivista : Não se esqueça de aplicar um ano subsequente ao da temporalidade dos documentos, este critério evita a eliminação de documentos que poderão ser no ano vigente.

Estipule uma data anual para fazer as eliminações dos documentos vencidos, fazendo os descartes periódicos para evitar acumulo de documentos desnecessários.


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