PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARANÁ - PGD
A administração pública deve promover a gestão documental, seguindo o preconizado no Art. 216 da Constituição Federal implementando metodologias eficientes para o gerenciamento dos seus arquivos físicos e produção tecnológica com uma linguagem simplificada, acessível capaz de ser recuperada.
No Paraná o Decreto 3.575 de 22/11/2011 Publicado em DOE nº 8622 de 03/01/2012, dispõe sobre a gestão documental para o Poder Executivo do Governo para a Administração Direta - Secretarias e Órgãos e a Administração Indireta - Entidades e Órgãos.
O diagrama abaixo demonstra os principais fluxos da dinâmica na gestão documental, que é peculiar para cada pasta e produtor documental que designa uma CSA - Comissão Setorial de Avaliação de Documentos, sendo o Arquivo do Estado o responsável pela coordenação e orientação técnica por meio do Programa de Gestão de Documentos - PGD.
Histórico da Gestão Documental
Na sociedade contemporânea, caracterizada pela continuidade e velocidade das mudanças, o cidadão e a cidadã necessitam de informação para se posicionar frente aos desafios cotidianos impostos por novos referenciais. Para as instituições, a informação é também instrumento básico de pesquisa e planejamento, fornecendo dados para o processo decisório. Na esfera pública a informação permite ainda, confirmação de direitos e deveres, garantindo ao indivíduo o exercício pleno da cidadania. Considerando que a informação está na base da geração do conhecimento no mundo atual, portanto o acesso rápido e seguro à informação se constitui em passo importante para o desenvolvimento integrado e à consolidação da democracia.
Dentro do gigantesco volume produzido e em circulação hoje em dia, o conjunto de dados e informações relativos à administração pública só aumenta, devido a sua importância estratégica para a sociedade, é necessária a Gestão Documental para os Documentos Físicos e Digitais. As informações dos órgãos públicos, assim como de outras instituições, encontram.se em sua maioria disseminada entre os diversos agentes do serviço público.
Considerações do Conselho Internacional de Arquivos - Comissão "Ad hoc" de Normas de Descrição
A comunidade arquivística internacional reconheceu a importância de apresentar efetivamente os elementos da informação descritiva, entre várias razões pelas quais manter a relação da informação contextualizada nos repositórios, ajudam a melhorar as práticas de gestão de documentos.
O reconhecimento da importância de controlar a forma e conteúdo dos arquivos levou a este grupo a propor a elaboração de regras para os sistemas de informação arquivística, no Brasil foi elaborado pela Câmara técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos.
No âmbito do Estado do Paraná a descrição arquivística é realizada pelas Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos de Arquivos, com orientação técnica arquivística do Arquivo Público do Estado do Paraná.
